Time management: usare meglio il tempo per lavorare meglio e stare meglio

«Il tempo scorre lentamente, ma passa velocemente»
(Alice Walker, scrittrice e attivista americana)

Premessa

La sensazione di “non avere mai tempo” è oggi una delle principali fonti di stress, sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Le giornate sembrano riempirsi di impegni, urgenze, richieste e interruzioni, lasciando poco spazio alla concentrazione, al recupero delle energie e, spesso, anche alla soddisfazione per ciò che si è fatto. In questo contesto, il time management non è una moda organizzativa né una tecnica riservata ai ruoli manageriali, ma una vera e propria life skill: una competenza trasversale che permette di migliorare la qualità del tempo che viviamo e, di conseguenza, il nostro benessere.

Una definizione classica descrive il time management come “il processo attraverso cui si determinano le esigenze, si assegnano delle priorità e si pianificano i compiti necessari per soddisfarle” (Lakein, 1973). In altre parole, riguarda la capacità di organizzare le attività in modo intenzionale, tenendo conto dei vincoli temporali e delle risorse disponibili. È però importante chiarire un aspetto fondamentale: non gestiamo il tempo in sé, ma il nostro comportamento nel tempo. Il tempo non è controllabile; ciò che possiamo governare è il modo in cui utilizziamo attenzione, energia e concentrazione.

Tempo, controllo e benessere

La padronanza del time management è strettamente collegata alla sensazione di controllo sui propri tempi. Anche nei contesti lavorativi più strutturati, nei turni rigidi o nei ruoli ad alta richiesta, esistono sempre spazi temporali su cui possiamo esercitare una certa scelta: il modo in cui iniziamo e concludiamo la giornata, come utilizziamo le pause, il passaggio dal tempo di lavoro a quello personale. Quando questa percezione di controllo viene meno, aumenta il rischio di sentirsi schiacciati dalle incombenze e di vivere il tempo come un nemico. L’obiettivo del time management non è “fare tutto”, ma liberare tempo di qualità, riducendo la dispersione di energie e migliorando l’equilibrio complessivo.

I principali “ladri” di tempo

Non sempre il problema è la quantità di compiti da svolgere. Spesso a sottrarci tempo sono fattori meno visibili ma molto incisivi: una scarsa organizzazione, la tendenza a rimandare, la difficoltà a coordinare i propri tempi con quelli degli altri, oppure l’abitudine a riempire ogni momento libero senza una reale intenzionalità. Un ruolo importante è giocato anche da ciò che le neuroscienze definiscono Default Mode Network, ovvero lo stato mentale in cui la mente, non impegnata in attività strutturate o piacevoli, tende a vagare tra preoccupazioni, rimuginazioni e pensieri ripetitivi. Questo stato, che spesso coincide con pause “non gestite”, non favorisce il recupero ma, al contrario, può aumentare ansia e stress.

Il time management come competenza allenabile

Considerare il time management una life skill significa riconoscere che può essere allenato attraverso comportamenti concreti e adattati alle proprie esigenze. Non esistono soluzioni valide per tutti, ma alcune pratiche si sono dimostrate particolarmente efficaci:

• Impostare obiettivi chiari, differenziando tra breve e lungo termine, aiuta a distribuire meglio le energie e a rendere più realistici i tempi. Suddividere i compiti in passaggi intermedi consente inoltre di valorizzare i progressi, aumentando la motivazione.
• Un altro aspetto centrale riguarda la capacità di assegnare priorità. Non tutte le attività hanno lo stesso peso o la stessa urgenza, ma spesso vengono vissute come equivalenti. Imparare a distinguere ciò che è davvero prioritario riduce la procrastinazione e permette di affrontare il lavoro in modo più intenzionale (ad esempio: la matrice di Eisenhower o di Covey).
• Le to-do list, se utilizzate in modo funzionale, aiutano a organizzarsi, riducendo il peso della memoria di lavoro e aumentando il senso di ordine mentale.
  

Oltre le tecniche: scelte quotidiane

Accanto agli strumenti più operativi, il time management richiede alcune scelte trasversali. Prendersi cura del proprio tempo significa anche decidere consapevolmente come utilizzare le pause, evitare l’improvvisazione continua e riconoscere il valore della collaborazione. Allo stesso modo, ridurre le fonti di distrazione – notifiche, interruzioni, multitasking – può migliorare la qualità dell’attenzione e può aiutare a ridurre l’affaticamento.

In conclusione

Gestire il tempo non significa rincorrerlo, ma scegliere come abitarlo. Allenare il time management vuol dire costruire giornate più sostenibili, aumentare il senso di controllo e proteggere il proprio benessere, dentro e fuori dal lavoro. Anche piccoli cambiamenti, se praticati con continuità, possono produrre effetti significativi sulla qualità del lavoro e della vita quotidiana.

Bibliografia

• Lakein, A. (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York: Peter H. Wyden.
• PatZak, A., Zhang, X., & Vytasek, J. (2025). Boosting productivity and wellbeing through time management: evidence-based strategies for higher education and workforce development. Frontiers in Education.
• Petrucci, L., & Margarito, A. (2025). Time Management, Organizational Models, and Work-Related Stress Among Italian Nurses: A Decade of Evidence (2014–2024). Journal of Advanced Health Care.
• Young, A. N., Bourke, A., Foley, S., & Di Blasi, Z. (2024). Effects of time management interventions on mental health and wellbeing factors: A protocol for a systematic review. PloS one, 19(3), e0288887.